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出張でメールをすぐに返せない日、相手に「いつ戻るか」を知らせておけると安心です。Outlookには、不在時に自動で返信を送る「自動応答」の機能があります。
この記事では、Microsoftサポートの「Outlook で不在時の自動応答を設定する方法」のページをもとに、Outlookのバージョンごとの設定手順をまとめました。あわせて、文面の例や出張前に気をつけたいポイントも紹介します。文面の例はこの記事で作ったもので、Microsoftが示しているものではありません。
※画面の名前や手順は変わることがあります。うまくいかないときは、Microsoftサポートのページで確かめてください。
Outlookの自動応答とは
不在を知らせる自動の返信
Microsoftサポートでは、Outlookの不在時の自動応答を使うと、不在でメッセージにすぐに応答しないことを送信者に通知できる、と説明されています。この機能は、不在中にメールを送信する各ユーザーに、カスタマイズされたメッセージを1回自動的に送信する、とされています。
特定の日付の返信をスケジュールしたり、社内の同僚と外部の連絡先に異なるメッセージを作成したりできる、とも書かれています。
使えるアカウントと使えないアカウント
セットアップ方法は、メールアカウントの種類（Exchange/Microsoft 365 または POP/IMAP）と、使用しているOutlookのバージョン（Windowsデスクトップ、Mac、Web、モバイル）によって異なる、とされています。
| 項目 | Microsoftサポートの説明 |
|---|---|
| 自動応答の送り方 | 不在中にメールを送った各ユーザーに1回送る |
| できること | 日付の指定、社内と社外で別のメッセージ |
| サポートされないアカウント | Gmail、Yahoo、またはその他のPOP・IMAPアカウント |
Gmail、Yahoo、そのほかのPOPアカウントやIMAPアカウントでは、自動応答はサポートされていない、と書かれています。会社のアカウントでも、まずは自分の画面に「自動応答」があるかを確かめましょう。
Outlookの3つの画面での設定手順
Microsoftサポートでは、使っているOutlookに応じて手順が分かれています。3つの画面ごとに見ていきます。
1. 新しいOutlook
- ［表示］タブで設定を表示する
- ［アカウント］から［自動応答］を選ぶ
- ［自動応答］のトグルをオンにする
- ［一定期間のみ応答を送信する］を選び、開始時刻と終了時刻を入力する
- 連絡先リストに含まれる外部送信者にだけ送るなら、［連絡先にのみ返信を送信］を選ぶ
- 完了したら［保存］を選ぶ
Microsoftサポートでは、この手順が機能しない場合は、新しいOutlook for Windowsをまだ使用していない可能性があるので、クラシックOutlookの手順に従うように、とされています。
2. クラシックOutlook
まず、リボンの左端にある［ファイル］を選び、［自動応答］のボタンがあるかを確かめます。ボタンがある場合の手順は次の通りです。
- ［ファイル］から［自動応答］を選ぶ
- ［自動応答を送信する］を選ぶ。必要に応じて日付の範囲を設定する
- 送信する応答を入力する
- ［OK］を選んで設定を保存する
日付範囲を設定すると、終了時刻として入力した日時に自動応答はオフになります。日付範囲を設定しない場合は、自動応答を手動でオフにする必要がある、とされています。
［自動応答］のボタンがない場合は、「ルールを使用して不在メッセージを送信する」の手順に従うように、と書かれています。
3. Outlook on the web
- ページ上部の［設定］から［アカウント］、［自動応答］を選ぶ
- ［自動応答］のトグルをオンにする
- ［次の期間に限り応答を送信する］にチェックを入れ、開始時刻と終了時刻を入力する
- ウィンドウ下部のボックスに、相手に送るメッセージを入力する
- 連絡先リストの外部送信者にだけ送るなら、［連絡先にのみ返信を送信］を選ぶ
- 完了したら［保存］を選ぶ
期間を設定しない場合は、オフにするまで自動応答がオンのままになる、とされています。
3つの画面の比較
| 画面 | 入口 | 期間の指定 |
|---|---|---|
| 新しいOutlook | ［表示］タブ→設定→［アカウント］→［自動応答］ | ［一定期間のみ応答を送信する］ |
| クラシックOutlook | ［ファイル］→［自動応答］ | 日付範囲を設定 |
| Outlook on the web | ［設定］→［アカウント］→［自動応答］ | ［次の期間に限り応答を送信する］ |
社外への自動応答で気をつけること
社外のすべてのメールに返信が届く
Microsoftサポートでは、職場または学校アカウントを使っている場合、組織の外部に返信を送るオプションがある、とされています。組織の外部に返信を送ると、ニュースレター、広告、迷惑メールなど、受信したすべてのメールに自動返信が送信される、と注意書きがあります。
そのため、組織外のユーザーに自動応答を送る場合は、［連絡先にのみ応答を送信する］（クラシックOutlookでは［個人用の連絡先のみ］）を選ぶことがすすめられています。
社内と社外で文面を分ける
クラシックOutlookでは、職場または学校アカウントの場合、［自分の所属組織内］タブと［自分の所属組織外］タブで、それぞれ送る応答を入力できる、とされています。
社内向けには、出張先や戻る日、急ぎの連絡先を書いておくと、同僚が仕事を進めやすくなります。社外向けには、戻る日と、急ぎの場合の担当窓口だけを短く書く、というように分けて考えるとよいでしょう。出張先などの細かな予定を社外に知らせる必要があるかは、会社のルールも確かめておきましょう。
| 宛先 | 書いておくと便利なこと（例） |
|---|---|
| 社内 | 不在の期間、戻る日、急ぎの連絡先 |
| 社外 | 不在の期間、戻る日、急ぎの場合の窓口 |
自動応答の文面の例
ここからは、この記事で考えた文面の例です。会社に決まった書き方がある場合は、そちらを優先してください。
社内向けの例
「お疲れさまです。○月○日から○月○日まで出張のため、メールの確認が遅れます。○月○日に出社後、順に返信します。急ぎの用件は、同じチームの○○さんに連絡してください。」
社内向けは、いつ戻るかと、代わりに対応できる人が分かれば十分です。同僚が迷わないように、代わりの人には事前にひと声かけておきましょう。
社外向けの例
「お問い合わせありがとうございます。あいにく○月○日まで不在にしており、返信が遅れます。○月○日以降に、あらためてご連絡いたします。お急ぎの場合は、○○部の窓口までご連絡ください。」
社外向けは、短く丁寧にまとめるのが基本です。自動応答は、送ってきた相手に1回だけ届く仕組みなので、最初に読まれる1通で必要なことが伝わるように書いておきましょう。
書くときのポイント
| ポイント | 理由 |
|---|---|
| 戻る日を書く | 相手が返信を待つ目安になる |
| 代わりの連絡先を書く | 急ぎの用件を止めずに済む |
| 個人的な予定は書かない | 社外に必要以上の情報を出さない |
| 日付を見直す | 古い日付のまま送ってしまうのを防ぐ |
前回の出張で使った文面を使い回すときは、日付の書き換え忘れに気をつけましょう。日付が古いままだと、相手を混乱させてしまいます。
出張の前後でやること
出発前日に設定する
自動応答は、開始時刻と終了時刻を入れて設定できます。出発の前日に設定しておけば、出張中にあわてて設定し直す必要がありません。終了時刻は、出社して最初にメールを確認できる時間にしておくと、戻ったあとも返信までの間をカバーできます。
設定する前に確かめたいこと
設定を始める前に、次のことを確かめておくと手順がスムーズです。まず、自分が使っているのが新しいOutlookか、クラシックOutlookか、Outlook on the webかを確かめます。Microsoftサポートでも、バージョンが分からない場合の案内が用意されています。
次に、使っているのが職場や学校のアカウントか、Gmailなどのアカウントかを確かめます。社外への返信のオプションは、職場または学校アカウントの場合に表示される、と説明されています。そして、社内向けと社外向けの文面を、メモ帳などで先に作っておくと、設定画面では貼り付けるだけで済みます。
最後に、開始と終了の日時を決めます。時差のある場所へ出張する場合は、どの時刻で入力しているかも意識しておくと安心です。
オフにし忘れない
クラシックOutlookでは、自動応答を送るように設定すると、リボンの下にメッセージが表示され、［無効にする］を選ぶとオフにできる、とされています。期間を設定していない場合は、手動でオフにする必要があります。Outlook on the webでは、［設定］から［アカウント］、［自動応答］を選び、トグルをオフにします。
戻ったら、まず自動応答がオフになっているかを確かめましょう。オンのままだと、出社しているのに「不在です」という返信が届き続けてしまいます。戻った日の朝に確かめる、と予定表に入れておくと忘れにくくなります。
ボタンがないときはルールを使う
Microsoftサポートでは、［ファイル］を選んでも自動応答が表示されない場合は、自動応答機能をサポートしていないGmail、Yahoo、そのほかのPOP・IMAPアカウントを使っている可能性がある、とされています。不在時にOutlookを実行したままにした場合に、着信メッセージに対する返信ルールを設定できる、と書かれています。
Outlookの自動応答のよくある質問
同じ人に何回も自動応答が届く？
Microsoftサポートでは、不在中にメールを送信する各ユーザーに、カスタマイズされたメッセージを1回自動的に送信する、とされています。
迷惑メールにも返信してしまう？
組織の外部に返信を送る設定にすると、ニュースレターや広告、迷惑メールにも自動返信が送られる、とされています。社外へは連絡先にだけ送る設定を選ぶと安心です。
Gmailでも使える？
Microsoftサポートでは、自動応答はGmail、Yahoo、またはその他のPOP・IMAPアカウントではサポートされていない、とされています。
期間を決めずにオンにしたら？
期間を設定しない場合は、手動でオフにするまで自動応答がオンのままになります。
Outlookの自動応答を出張前に設定しよう
Outlookの自動応答は、新しいOutlook、クラシックOutlook、Outlook on the webで設定の入口が違います。期間を指定し、社外へは連絡先にだけ送る設定を選ぶと、迷惑メールへの返信も防げます。出張の前日に設定して、戻ったらオフになっているかを確かめてください。
