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会場のパソコンでスライドを開く前に、先方から数字を一つ直してほしいと言われる。そんな場面を考えると、同じ書体のまま数字を足せるかも、出発前に見ておきたいね。
PowerPointのフォント埋め込みを使うなら、「使った文字だけ」と「すべての文字」では、編集のしやすさが違います。 Microsoftは、他の人が正常に編集できるよう、すべての文字を埋め込むことを勧めています。
ただし、どのフォントでも埋め込めるわけではありません。指定を選んで終わりにせず、使う書体の条件も見ていこう。
「使用されている文字のみ」は、編集を制限することがある
フォントは文字の書体に関するデータ。埋め込みは、そのデータを文書ファイルと一緒に持たせる機能です。
たとえば、別のパソコンに同じ書体が入っていないときへの備えとして使います。Microsoftも、標準以外のフォントや、オフラインで表示・編集する予定がある場合に役立つとしています。
そこで、保存時の二つの選択肢を比べてみよう。
「プレゼンテーションで使用されている文字のみを埋め込む」は、ファイルを小さくするための選択肢ですが、同じフォントでの編集は制限されると説明されています。
会場で新しい数字や言葉を足す予定があるなら、元のスライドに載っている文字だけで十分、とは考えにくいね。受け取る人が編集するなら「すべての文字」を候補にする。表示だけなのか、修正もするのかを先に決めよう。
Windows版では、保存オプションの項目を確認
Microsoftが案内するWindows版の入口は、「ファイル」→「オプション」→「保存」です。「このプレゼンテーションを共有するときに再現性を保つ」の「ファイルにフォントを埋め込む」を確認します。
他の人が編集する場合は、「すべての文字を埋め込む」という指定も確認しよう。版によって画面や表記は変わるので、Mac版へ同じメニュー順を当てはめないでね。
そして、ここがもう一つの条件。フォント自体に埋め込み不可や、編集できる範囲の設定がある場合があります。チェックを付けたら何でも解決、とはならないんだね。
設定後は保存し、使う予定の環境で文字を足したときの見え方も確かめておこう。これは本番前の準備としての提案です。会社で指定されたフォントや共有方法があれば、そちらに合わせてね。
資料を渡すところまで、本で調べたいなら
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今回の埋め込み条件の根拠は下記のMicrosoft公式説明です。書籍本文を読んで、この項目の掲載ページや解説の使い心地まで確認したわけではありません。
会場で直す可能性があるなら、渡す前に「編集もする」と一言共有しておこう。その予定が分かれば、使った文字だけで済ませるか迷ったときも、確認する選択肢を絞れるよ。
出典：Microsoft「カスタムフォントを埋め込む利点」、インプレスの書誌・目次（2026年10月20日確認）。
